Die erfolgreiche Eingliederung von Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen von Beginn an stellt eine der essenziellen Bedingungen für den Unternehmenserfolg dar. In der heutigen Zeit ist dies jedoch eine zunehmend komplexe Aufgabe, da auch neue Mitarbeiter:innen im Homeoffice begrüßt und in das Team eingebunden werden müssen, sobald sie ihre Arbeit aufnehmen. Bleiben Sie dabei, um mehr darüber zu erfahren, wie effektives Onboarding in der modernen Arbeitswelt funktioniert und welche Strategien sich besonders für das digitale Onboarding eignen.

Was genau ist Onboarding?

Das Verfahren zur Einführung und Integration neuer Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen oder eine Organisation wird als Onboarding bezeichnet. Es ist ein wesentlicher Schritt, um sicherzustellen, dass sich neue Teammitglieder wertgeschätzt fühlen, sich mit den Überzeugungen und Zielen des Unternehmens identifizieren und sofort effizient arbeiten können.

Der Onboarding-Prozess umfasst in der Regel eine Reihe von Aktivitäten wie etwa die Vorstellung des Unternehmens, das Kennenlernen des Teams und die Erläuterung der Arbeitsabläufe. Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess verbessert die Bindung der neuen Mitarbeiter:innen an das Unternehmen, steigert ihre Leistung und senkt die Fluktuation.

Ein nahtloser Einarbeitungsprozess kann dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter:innen schneller motiviert und engagiert fühlen, ihre Aufgaben effizient erledigen und ein gutes Verhältnis zum Unternehmen aufbauen. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen kann durch den Einarbeitungsprozess ebenfalls steigen, da sie sich besser unterstützt und integriert fühlen, was ebenfalls zu einer geringeren Fluktuation beiträgt.

Wie funktioniert ein gutes Onboarding?

Ein gutes Onboarding zeichnet sich durch verschiedene Charakteristika aus. Vor allem ist es wichtig, dass das Onboarding-Programm organisiert und gut strukturiert ist. Um neuen Mitarbeiter:innen die Eingewöhnung in ihre neue Rolle und die damit verbundenen Erwartungen zu erleichtern, sollte es einen klaren Zeitrahmen und einen umfassenden Fahrplan enthalten. Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess sollte zudem partizipativ sein und neuen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit bieten, sich aktiv einzubringen und Fragen zu stellen. Im Folgenden sind einige bewährte Verfahren aufgeführt, die zu einem erfolgreichen Onboarding beitragen können:

1. Planung:
   Bevor neue Mitarbeiter:innen ihre Arbeit aufnehmen, sollten Sie eine gut strukturierte Onboarding-Strategie entwickeln. In dieser Strategie sollten die Prozesse, die während des Onboarding-Prozesses befolgt werden, sowie die Rollen der beteiligten Personen skizziert werden.
2. Kommunikation:
   Es ist von größter Wichtigkeit, dass neue und bestehende Mitarbeiter:innen des Unternehmens ehrlich und offen miteinander kommunizieren. Die Unternehmenskultur, die Werte und die Ziele sollten den neuen Mitarbeiter:innen erläutert werden, und sie sollten wissen, welche Erwartungen an sie gestellt werden.
3. Integration:
   Neu eingestellte Mitarbeiter:innen können durch einen nahtlosen Einarbeitungsprozess schnell in das Unternehmen und seine Abläufe integriert werden. Sie können dies erreichen, indem Sie ihnen eine Mentorin oder einen Mentor zur Seite stellen, sie zu Teambesprechungen einladen und sie in Schulungen oder Weiterbildungsmaßnahmen einbeziehen.
4. Feedback:
   Feedback ist ein essenzieller Bestandteil des Einarbeitungsprozesses, da es Ihnen ermöglicht, die Leistung der neuen Mitarbeiter:innen zu bewerten und Probleme zu identifizieren, bevor sie sich vergrößern. Im Rahmen des Onboarding-Prozesses sollten regelmäßige Kontroll- und Feedbackgespräche zwischen neuen Mitarbeiter:innen und ihren Vorgesetzten oder Mentor:innen stattfinden.
5. Kontinuität:
   Nach den ersten Wochen oder Monaten ist ein erfolgreicher Onboarding-Prozess noch nicht abgeschlossen. Sie sollten sich bemühen, neuen Mitarbeiter:innen langfristige Unterstützung und berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Organisation zu bieten.

Es sollte ein ausgewogenes Gleichgewicht zwischen formellen Schulungen und außerschulischen Aktivitäten existieren, um sowohl die grundlegenden Fähigkeiten zu vermitteln als auch soziale Interaktionen und Teambildung zu fördern. Nicht zuletzt sollte ein effektives Onboarding über den ersten Arbeitstag hinausgehen und kontinuierliches Coaching und Unterstützung anbieten, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter:innen erfolgreich in ihre neue Rolle integriert werden und sich langfristig im Unternehmen wohlfühlen.

Wie lässt sich Onboarding attraktiv gestalten?

Viele Onboarding-Prozesse verändern sich, genauso wie unsere Arbeitswelt. Zahlreiche Aspekte, die während des Onboarding-Prozesses berücksichtigt werden müssen, werden durch die Digitalisierung zusammengeführt. Aber auch die Interaktionen und Ziele der zukünftigen Mitarbeiter:innen entwickeln sich immer schneller. Konzepte wie künstliche Intelligenz und Mentorenprogramme werden uns auch in der Zukunft begleiten. In der Zukunft können Sie diese Trends auf das Onboarding anwenden:

Die Grundlage: Preboarding

Vor dem ersten Arbeitstag der Mitarbeiter:innen bereitet die Personalabteilung den Übergang für neue Mitarbeiter:innen an ihren Arbeitsplatz vor. Wenn es keine Informationsmaterialien, Möglichkeiten zur Teilnahme an virtuellen Aktivitäten, Zugang zum Intranet oder Willkommensgeschenke gibt, ist es für Neuankömmlinge schwierig, sich einzuleben. Das Preboarding nimmt sich genau solcher Angelegenheiten an.

Beim Preboarding ist es besonders ratsam, dass Sie allgemeine Fragen über die eigene Position sowie Einzelheiten über das Team und die internen Regeln beantworten. Dazu gehören Fragen wie: Wo findet der erste Arbeitstag statt? Vor Ort oder remote? Um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen, wie werden die Interaktionen mit anderen geplant und welche Pläne für das Mittagessen werden gemacht?

Gamification

Spiele besitzen die Fähigkeit, zu motivieren und ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen. Dies gilt sowohl für Erwachsene als auch für Kinder. Immer mehr Unternehmen nutzen spielerische Elemente, um die Teamarbeit zu stärken und zusätzliche Schulungen zu fördern. Während ihrer Einarbeitungsphase können beispielsweise neue Analyst:innen Excel üben, während sie Zombies bekämpfen. Einige Unternehmen verwenden Bingo und Pac-Man-Analogien, um den Mitarbeiter:innen ihre Abteilungen nahezubringen. Spiele eignen sich besonders gut, um die Verknüpfung von Personal, Verfahren und Instrumenten zu fördern.

Mentorenprogramme

In der Anfangsphase gewinnen Mentoring-Programme immer mehr an Bedeutung. Durch die Pandemie haben viele Menschen ihre sozialen Kontakte verloren. Für neue Mitarbeiter:innen kann es eine Herausforderung sein, Beziehungen aufzubauen, wenn sie zum ersten Mal in ein Unternehmen eintreten. Je widerstandsfähiger, kreativer und zufriedener die Mitarbeiter:innen sind, desto besser sind sie integriert.

Auch zwischenmenschliche Beziehungen spielen eine Rolle dabei, ob das Onboarding erfolgreich ist oder nicht. Allerdings wird das Onboarding manchmal fälschlicherweise als reine HR-Aufgabe gesehen. Anstatt Führungskräfte oder HR-Spezialist:innen als Mentor:innen zu beauftragen, empfehlen Expert:innen, Kolleg:innen auf einer ähnlichen Hierarchieebene mit dieser Aufgabe zu betrauen.

KI im Onboarding

Mithilfe der Künstlichen Intelligenz können maßgeschneiderte Onboarding-Maßnahmen entwickelt werden, die auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten der neuen Mitarbeiter:innen zugeschnitten sind. Die KI kann beispielsweise Daten über die Fähigkeiten, Erfahrungen und Vorlieben neuer Mitarbeiter:innen sammeln und diese Daten zur Erstellung eines individuellen Onboarding-Programms verwenden. Im Zuge des Onboardings gewinnen auch Chatbots immer mehr an Beliebtheit. Sie können neuen Mitarbeiter:innen bei ihren Fragen und im Onboarding-Prozess unterstützen, indem sie sie leiten. Das Onboarding-Verfahren kann dann auf der Grundlage der von der KI gesammelten Daten von Fall zu Fall verbessert werden.

Wie wird Onboarding durch Mitarbeitergespräche vereinfacht?

Regelmäßige Mitarbeiter:innengespräche oder Feedbackrunden sind entscheidend für die Erleichterung des Einarbeitungsprozesses. Ein kontinuierlicher Austausch zwischen Führungskräften und neuen Mitarbeiter:innen kann einen offenen Dialog, konstruktive Kritik und eine klare Ausrichtung auf die Unternehmensziele fördern. Diese Gespräche bieten Ihnen die Möglichkeit, das Wachstum und die Entwicklung der neuen Mitarbeiter:innen zu beurteilen, Hindernisse oder Herausforderungen zu erkennen und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um eventuelle Probleme zu beheben.

Eine regelmäßige Kommunikation kann neuen Mitarbeiter:innen helfen, ihre Aufgaben und das Unternehmen besser zu verstehen, indem sie Unklarheiten beseitigt. Regelmäßige Mitarbeitergespräche bieten Ihnen auch die Möglichkeit, Ziele zu setzen, Feedback zu geben und Bereiche zu erkennen, in denen Sie sich verbessern können. All dies kann Ihnen helfen, neue Mitarbeiter:innen zu halten und zu motivieren.

Wie funktioniert digitales Onboarding?

Die Fähigkeit, neue Mitarbeiter:innen digital in das Unternehmen zu integrieren, hat in den vergangenen Jahren stark an Bedeutung gewonnen, insbesondere da virtuelle Arbeitsumgebungen und Telearbeit immer mehr zum Standard werden. Die Bereitstellung einer digitalen Willkommensplattform oder eines Intranets, auf dem neue Mitarbeiter:innen alle relevanten Informationen und Ressourcen erhalten, ist ein zentraler Bestandteil des digitalen Onboardings.

Hierzu gehören Unterlagen wie Organigramme, Personalhandbücher, Unternehmensrichtlinien, Zugangsdaten für IT-Systeme und vieles mehr. Durch den Zugriff auf diese Informationen können die neuen Mitarbeiter:innen sich unmittelbar mit den wichtigsten internen Verfahren und der Organisationsstruktur des Unternehmens vertraut machen.

Was ermöglicht digitales Onboarding?

Das digitale Onboarding ermöglicht auch die Durchführung von Online-Schulungen und E-Learning-Kursen. Für neue Mitarbeiter:innen ist es praktisch, dass sie von überall aus Zugang zu den Schulungsmaterialien haben und diese in ihrem eigenen Tempo absolvieren können. Dies ermöglicht den neuen Mitarbeiter:innen eine flexible und individuelle Lernerfahrung. Ein weiterer wichtiger Bestandteil des digitalen Onboardings ist die Kommunikation. Mithilfe von Tools wie E-Mail, Teams und Videokonferenzen können die neuen Mitarbeiter:innen mit ihren Vorgesetzten, Kolleg:innen und anderen wichtigen Personen kommunizieren.

Sie können regelmäßige Online-Konferenzen und Check-Ins durchführen, um Probleme zu klären, über Fortschritte zu sprechen und Feedback zu erhalten. Die Förderung sozialer Bindungen und die Stärkung des Zugehörigkeitsgefühls können auch durch informelle Online-Treffen und Teamaktivitäten unterstützt werden.

Um den Verwaltungsaufwand zu verringern, kann das digitale Onboarding auch elektronische Signaturen und Online-Formulare verwenden. Verträge, Formulare und andere Dokumente können von neuen Mitarbeiter:innen elektronisch ausgefüllt und unterzeichnet werden, was den Einstellungsprozess vereinfacht und die Produktivität steigert.

Unser abschließendes Fazit

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass ein gut strukturiertes und effektives Onboarding von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens ist. Es gewährleistet nicht nur, dass neue Mitarbeiter:innen sich schnell eingliedern und effizient arbeiten können, sondern stärkt auch ihr Zugehörigkeitsgefühl und ihre Bindung an das Unternehmen. Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess, der sowohl organisatorische als auch partizipative Elemente beinhaltet, kann daher als eine Investition in die Zukunft des Unternehmens betrachtet werden. Wenn Sie mehr über die digitale Arbeitswelt erfahren möchten, laden wir Sie gerne ein, unser Magazin zu besuchen.

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